Imaginez : vous êtes enfin prêt(e) à déménager dans un nouveau pays. Valises bouclées, emploi de rêve en vue. Et puis, vous recevez une lettre : votre demande est refusée. Pourquoi ? Parce qu’il manquait une simple signature sur la traduction de votre acte de naissance. Ça arrive plus souvent qu’on ne le pense. Un acte de naissance est un document d’état civil essentiel : il constitue la base de votre identité.

Dès qu’il est utilisé pour l’immigration, les études ou une démarche juridique, la traduction doit être irréprochable.

Les autorités ne veulent pas seulement “comprendre” le document. Elles veulent une preuve vérifiable, à laquelle elles peuvent se fier.

Dans cet article, nous passons en revue les exigences légales strictes applicables à la traduction d’un acte de naissance.

5 exigences légales pour la traduction d’un acte de naissance :

1. Il doit s’agir d’une traduction certifiée

Pour la plupart des démarches officielles, une traduction simple ne suffit pas. Il vous faut une traduction certifiée. Il s’agit d’une reproduction complète et fidèle du document original.

Une traduction certifiée doit être accompagnée d’un certificat d’exactitude (ou attestation de conformité). C’est une déclaration signée par le traducteur, confirmant qu’il maîtrise les deux langues et que la traduction est complète et conforme à l’original. Cette attestation doit mentionner :

• Nom et prénom du traducteur
• Signature
• Date de la traduction
• Coordonnées (contact)

Sans ces éléments, le document peut être jugé invalide par des organismes tels que l’USCIS ou l’IRCC.

2. La règle “pas d’auto-traduction”

Vous pouvez être parfaitement bilingue. Pourtant, vous ne pouvez pas traduire votre propre acte de naissance. Les autorités exigent qu’une tierce partie indépendante réalise la traduction.

Cette règle s’applique aussi à votre entourage. Même si votre conjoint(e) ou un parent est traducteur professionnel, il/elle ne peut pas intervenir dans ce cas. Le traducteur doit être neutre, afin de garantir l’impartialité et l’exactitude du document.

3. Une exhaustivité “mot à mot”

Une traduction à valeur légale n’est pas un résumé. Elle doit reprendre, mot à mot, tout ce qui figure sur le document.

Cela inclut des éléments qui peuvent vous sembler secondaires, comme :

• Tous les sceaux et tampons
• Toutes les signatures
• Les mentions manuscrites dans les marges
• Les informations au verso

Si certaines parties de l’original sont floues ou illisibles, le traducteur ne doit jamais deviner. Il doit indiquer ces zones comme “[illisible]”. Omettre ne serait-ce qu’un tampon peut entraîner le renvoi de votre dossier avec une demande de pièces complémentaires (“Request for Evidence”, RFE).

4. Reproduire la mise en page de l’original

L’objectif d’une traduction juridique est de permettre à un agent de comparer facilement l’original et la traduction, côte à côte. C’est pourquoi la présentation de la traduction doit refléter au mieux celle du document source.

Si l’acte de naissance comporte des tableaux, la traduction doit aussi présenter des tableaux. S’il y a un sceau en haut à droite, la traduction doit le signaler au même endroit. Cette exigence de “mise en page miroir” aide les autorités à relire et vérifier plus rapidement, sans confusion.

5. Ne pas “corriger” les erreurs

Il arrive qu’un acte de naissance contienne une faute (dans un nom, une date, etc.). Vous pourriez être tenté(e) de demander au traducteur de corriger. Il ne faut pas.

Le principe d’exactitude impose que la traduction corresponde strictement au document source. Si l’original comporte une erreur, la traduction doit la reproduire. Si une correction est nécessaire, il faut d’abord faire rectifier le document auprès de l’administration qui l’a émis, puis seulement ensuite le faire traduire.

Différences selon les pays

Les exigences peuvent varier selon le pays destinataire.

• Au Canada : l’IRCC demande souvent que le traducteur soit membre d’un ordre ou d’une association reconnue (p. ex. ATIO, OTTIAQ).
• Au Royaume-Uni : le Home Office exige généralement une attestation émise par une agence professionnelle reconnue.
• À l’international : certains pays peuvent aussi demander une apostille, une formalité distincte qui certifie l’authenticité du document original pour un usage à l’étranger.

Faut-il une traduction certifiée ou une traduction notariée ?

Ces deux notions sont souvent confondues, mais elles n’ont pas la même fonction.

La certification atteste que la traduction est exacte et réalisée par un traducteur compétent.
La notarisation intervient quand un notaire vérifie l’identité de la personne qui signe l’attestation.

Pour l’immigration aux États-Unis (USCIS), une traduction certifiée suffit le plus souvent. En revanche, d’autres organismes (par exemple le Département d’État américain) peuvent exiger une notarisation en plus. Le plus sûr est de vérifier les exigences exactes applicables à votre démarche avant de commencer.

Vous avez des documents à traduire par des professionnels ? Chez Transpose, nous réalisons des traductions certifiées précises, conformes aux normes ISO 17100 et 18587, pour un usage juridique, officiel ou réglementaire. Pour une consultation ou un devis, écrivez-nous à trp@transpose.ch ou appelez le +41 22 839 79 79 dès aujourd’hui.